Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Programassistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och organiserad Programassistent som vill vara en nyckelperson i vårt team. Som Programassistent kommer du att spela en central roll i att stödja programledning, samordna aktiviteter och säkerställa att våra projekt och initiativ löper smidigt. Du kommer att arbeta nära programchefer, projektledare och andra teammedlemmar för att säkerställa att deadlines hålls, dokumentation är korrekt och kommunikation är tydlig.
I denna roll kommer du att hantera en mängd administrativa uppgifter, inklusive schemaläggning av möten, förberedelse av rapporter, uppföljning av projektstatus och hantering av kommunikation mellan olika intressenter. Du kommer också att bidra till att förbättra interna processer och rutiner för att öka effektiviteten inom programverksamheten.
Vi söker dig som är självgående, noggrann och har en stark känsla för struktur. Du bör ha god förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och trivas i en dynamisk miljö där prioriteringar kan förändras snabbt. Du har god kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, och är van vid att arbeta med olika typer av människor.
Tidigare erfarenhet av administrativt arbete, projektstöd eller programkoordinering är meriterande. Du bör ha goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och gärna erfarenhet av projektverktyg som t.ex. Trello, Asana eller liknande.
Som Programassistent får du möjlighet att utvecklas inom organisationen och bidra till att våra program når sina mål. Du kommer att vara en viktig del av ett engagerat team som arbetar för att skapa värde och resultat. Om du är en person som gillar att ha ordning och reda, tycker om att samarbeta och vill vara med och göra skillnad – då är detta rätt roll för dig!
Ansvar
Text copied to clipboard!- Stödja programledare med administrativa uppgifter
- Samordna möten och förbereda mötesmaterial
- Följa upp projektstatus och deadlines
- Hantera intern och extern kommunikation
- Skapa och uppdatera dokumentation och rapporter
- Assistera vid planering och genomförande av evenemang
- Underhålla databaser och register
- Bidra till förbättring av interna processer
- Koordinera resurser och material för programaktiviteter
- Säkerställa att riktlinjer och rutiner följs
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieexamen eller motsvarande; eftergymnasial utbildning är meriterande
- Minst 1–2 års erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana och kunskaper i Microsoft Office
- Erfarenhet av projektverktyg som Trello, Asana eller liknande är ett plus
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Stark organisationsförmåga och känsla för detaljer
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift på svenska
- Flexibilitet och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Erfarenhet av att arbeta i team och samverka med olika intressenter
- Serviceinriktad och lösningsfokuserad inställning
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Har du arbetat med projekt- eller programkoordinering tidigare?
- Hur hanterar du flera uppgifter med korta deadlines?
- Vilka digitala verktyg och program är du van att arbeta med?
- Hur säkerställer du att dokumentation är korrekt och uppdaterad?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat en arbetsprocess?
- Hur hanterar du kommunikation med olika intressenter?
- Vad motiverar dig i en assisterande roll?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under stress?
- Vilken typ av arbetsmiljö trivs du bäst i?
